PRIVACYBELEID
Popkoor De Meeste Stemmen hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit document willen we heldere en transparante informatie geven hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Het doel van het bewaren van de persoonsgegevens (ledenbestand) is het naar behoren laten functioneren van de vereniging. Hierbij valt te denken aan het rondsturen van mededelingen, nieuwsbrieven en uitnodigingen, het innen van contributie en donaties, het bijhouden van jubilea en lief & leed, het bijhouden van statistieken en voor onderlinge communicatie tussen leden.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens, de leden zijn zelf verantwoordelijk voor de groepsapp. De Facebook-pagina wordt beheerd door de PR-commissie. Voor de leden geldt: filmpjes die tijdens een repetitieavond worden gemaakt mogen niet zonder toestemming op Social Media worden geplaatst. Foto’s en filmpjes die tijdens optredens zijn gemaakt mogen wél geplaatst worden.
Op de presentielijst komen alleen de namen van de leden voor. In de e-mailberichten van het bestuur worden de koorleden benaderd middels demeestestemmen@outlook.com, daardoor is niet te zien, wat de privé-mailadressen zijn.
Op de website zijn de namen van de bestuursleden opgenomen en het algemene contactadres.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Popkoor De Meeste Stemmen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in dit privacybeleid;
- verwerking van persoonsgegevens beperken tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten over persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Popkoor De Meeste Stemmen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Als u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN LEDEN EN BESTUURSLEDEN
Van leden en bestuursleden van popkoor De Meeste Stemmen worden voor zover noodzakelijk voor de communicatie met deze personen de volgende persoonsgegevens geregistreerd:
- Voornaam, eventueel tussenvoegsel en achternaam
- Adres, postcode en woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Bankgegevens (uitsluitend met het oog op inning van de contributies en uitbetaling van door leden of bestuursleden ingediende declaraties)
- Ingangsdatum lidmaatschap
Deze gegevens worden bewaard gedurende de periode dat de desbetreffende bestuursleden en leden lid van popkoor De Meeste Stemmen zijn en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
TOESTEMMING VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
Omdat de door ons geregistreerde persoonsgegevens noodzakelijk zijn om met onze leden te communiceren, is het registreren van deze gegevens rechtmatig volgens artikel 6 lid 1 onder f van de AVG en hoeven wij voor het registreren van deze gegevens geen specifieke toestemming te hebben van de betrokkene, zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 onder a van de AVG. Daarom gaan wij er vanuit dat u door het verstrekken van persoonsgegevens in het kader van het lidmaatschap, er geen bezwaar tegen heeft dat wij uw persoonsgegevens registreren en gebruiken, uiteraard uitsluitend voor zover het de in dit privacybeleid genoemde persoonlijke gegevens betreft. Op onze inschrijfformulieren zullen wij dit kenbaar maken, onder verwijzing naar dit privacybeleid. Wanneer u bij de informatieverstrekking in het kader van uw lidmaatschap aangeeft dat u niet wenst dat wij uw persoonsgegevens registreren, zullen wij dat niet doen. U moet er dan wel rekening mee houden dat het ontbreken van de door ons benodigde informatie gevolgen kan hebben voor het lidmaatschap.
VERSTREKKING AAN DERDEN
Wij verstrekken de gegevens die u aan ons geeft niet aan derden.
Wanneer popkoor De Meeste Stemmen een wettelijke verplichting heeft om uw gegevens door te geven aan een andere partij, geldt het bovenstaande niet en zullen wij de gevraagde informatie verstrekken. Tenzij dit wettelijk verboden is, zullen we u daarover in voorkomende gevallen informeren.
Verder kunnen wij persoonsgegevens delen met derden nadat de betrokken natuurlijke persoon ons daarvoor schriftelijk dan wel via een e-mail toestemming heeft gegeven.
BEWAARTERMIJN
Popkoor De Meeste Stemmen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
BEVEILIGING
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens popkoor De Meeste Stemmen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- De door de leden ingevulde inschrijfformulieren zijn in het bezit van het leden- commissariaat en zullen door hem/haar op een veilige plaats worden bewaard.
- De ledenpagina op de website van popkoor De Meeste Stemmen is beveiligd met een inlogcode en een wachtwoord, die alleen bij de leden bekend zijn.
- De leden en bestuursleden van popkoor De Meeste Stemmen zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
RECHTEN MET BETREKKING TOT UW GEGEVENS
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben.
Verder heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan een dergelijk verzoek.
KLACHTEN
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
VRAGEN
Als u naar aanleiding van ons privacybeleid vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.
CONTACTGEGEVENS
Popkoor De Meeste Stemmen
Ledencommissariaat
e-mail: demeestestemmen@outlook.com